Hailer vinkit

Prosessienhallintaa helposti - mallinna tiketin työnkulku Haileriin

Tässä artikkelissä käydään läpi kuinka voit itse mallintaa minkä tahansa prosessin Hailerin prosessieditorissa. Hailerin prosessieditorissa on helppo hallita ja muokata yrityksesi avainprosesseja ilman koodaustaitoja. Kun työskentelytapasi tai prosessisi päivittyvät, voit ketterästi muokata Hailer moduulin vastaamaan todellisuutta. Et siis tarvitse konsulttiarmeijaa tai kallista kehitystyötä järjestelmän ajantasalla pitämiseen.

Tutustutaan ensin Hailer-termistöön:

  • Aktiviteetit - aktiviteetit muodostavat olennaisen osan Haileria. Aktiviteetti voi olla vaikka tiketti, myyntiprojekti, tehtävä tai toimitus. 
  • Prosessimoduuli - prosessimoduulit ovat räätälöitävissä olevia kokonaisuuksia, joihin voit mallintaa esimerkiksi myyntiputken, tapaturmaraporttien käsittelyprosessin, tai tiketöintijärjestelmän. Näitä moduuleja voit linkittää keskenään ja näin luoda riippuvuuksia moduulien välille. Esimerkiksi myyntiprojektiin voit liittää tehtävienhallintaa. 
  • Tietokanta "Dataset" -Kun prosessimoduuleissa hallitaan tietoa, joka liikkuu tietyssä prosessissa tai workflowssa eteenpäin, datasetissa voit hallita staattisempaa tietoa. Datasettiin voit mallintaa esimerkiksi työmaalistauksen, asiakastietokannan, dokumenttien hallinnan, tai erilaisia resurssilistauksia. Datasetin editori on täysin samanlainen prosessimoduulien kanssa. Vaiheiden sijaan datasetin editorissa on kategorioita.

 

Löydät lisää termejä ja täyden tuotekuvauksen täältä.
 

Prosessin mallintaminen

Prosessit ovat ennalta määritettyjä työnkulkuja, jotka on siis määritelty prosessieditorissa. Tämän avulla prosessin omistaja voi määritellä, mistä vaiheista prosessi koostuu sen lisäksi, mitä tietoja prosessin aikana kerätään. Prosessin vaiheet voidaan yhdistää toisiinsa missä tahansa prosessin omistajan määrittämässä järjestyksessä.

Prosessien ja tietokantojen määrittäminen Hailerissa ei vaadi koodaustaitoja ja työtilan tai prosessin omistaja voi helposti tehdä sen. Kun aktiviteetti saavuttaa tietyn vaiheen, Feediin voidaan luoda automaattinen Feed -ilmoitus. Käyttäjille, jotka seuraavat tiettyä vaihetta, voidaan ilmoittaa myös siitä, kun uutta toimintaa lisätään tai siirretään kyseiseen vaiheeseen.

Jos et ole aiemmin mallintanut prosesseja voi olla hyödyllistä tehdä se ensin paperille, tai esimerkiksi valkotaululle post-it lappuja käyttäen. Verkossa toimivia mallinnustyökaluja, kuten whimsicalia voi myös käyttää avuksi. Kun suunnitelma on valmis, sen siirtäminen Haileriin käy helposti. 

Prosessin vaiheiden määrittäminen

Voit luoda Haileriin juuri sellaisia työnkulkuja, kuin yrityksesi toimii. Käytetään tässä esimerkkinä huoltopyyntötikettien käsittelyä. Prosessin vaiheet voisivat olla seuraavia jahuoltopyynnön työnkulku työnkulku on kuvattu whimsical työkalulla. Työnkulku alkaa kun asiakas lähettää työpyyntölomakkeen. 

Tiketti päätyy Saapuneet vaiheeseen, josta käsittelijä siirtää sen huoltomiehen työlistalle. Tiketille voidaan määritellä muun muassa vastuuhenkilö tietokenttiin, siitä tarkemmin seuraavassa kappaleessa. 

Hailerin prosessieditorissa työnkulku näyttää tältä. 

työnkulku

Kun olet luonut vaiheet, määritä seuraavaksi miten aktiviteetit liikkuvat vaiheesta toiseen. Tämä tapahtuu vaihekohtaisesti "Linked to" kohdassa. 

Voit myös määrittää, mitä tietokenttiä aktiviteetissa kysytään kussakin vaiheessa. Esimerkiksi lomakeessa asiakas täyttää kentät: Nimi, Puhelinnumero, Osoite ja Pyynnön aihe. 

Kun käsittelijä siirtää työpyynnön saapuneista työlistalle, hän täyttää aktiviteettiin vastuuhenkilön, päivämäärän ja kellonajan. Ja edelleen, kun huoltohenkilö kuittaa pyynnön tehdyksi, hän vahvistaa työhön käytetyn tuntimäärän. Mikäli työpyyntöjä käytetään laskutuksen perusteena, voisi tietokenttiin lisätä myös ajetut kilometrit ja käytettyjen materiaalien summan. 

Jos kyse on esimerkiksi huoltoyhtiön työpyynnöistä, voidaan työpyyntöprosessin lisäksi luoda tietokanta asiakkaista tai huoltokohteista ja linkittää ne työpyyntöjen käsittelyyn. Jos kuulostaa liian monimutkaiselta, ota yhteyttä me Hailerilla autamme.

Tietokenttien määrittäminen

Aktiviteetit voivat sisältää minkä tahansa määrän kenttiä. Saatavilla olevat kenttätyypit ovat:

  • Text (Pieni tekstikenttä)
  • Predefined Options (Monivalikko)
  • Text Area (Isompi tekstikenttä)
  • Numeric (Numero)
  • Numeric Unit (Numero ja yksikkö)
  • Date (Päivä)
  • Date Range (Ajanjakso)
  • Time (Aika)
  • Time Range (Ajanjakso)
  • Country (Maa)
  • Activity - Link activity to any activity in any module (Linkitetty aktiviteetti)
  • User - Link activity to any user present in the network (Käyttäjän valinta)
  • Team - Link activity to any team present in the network (Tiimin valinta)

 

Näiden kenttien lisäksi millä tahansa aktiviteetilla voi olla sijainti - määritetty koordinaateilla tai osoitteella. Tiedostot voidaan liittää mihin tahansa aktiviteettiin. 

Suurin osa kenttätyypeistä voidaan myös tehdä laskentakentiksi. Tässä tapauksessa käyttäjä voi kirjoittaa Javascriptillä joukon sääntöjä, joiden mukaan funktio palauttaa tietyn arvon tai tuloksen. Jos haluat lisätietoja laskentakentistä ota yhteyttä. 

Ota yhteyttä

Tietokenttiä hallitaan prosessieditorin Fields - välilehdellä. Myös tietokenttiä voi pohtia etukäteen paperilla tai vaikkapa excel-taulukon perusteella ks. esimerkkikuva. 

Työpyyntöprosessin tietokentät ja vaiheet

Kun kyseessä on lomakkeella tulevaa tietoa voi aktiviteetin Otsikon "Titlen" laittaa automaattiseksi. Tämä tapahtuu asetuksissa Field välilehden vasemmassa ylänurkassa Name Field settings kohdassa klikkaamalla settings ja täppä kohtaa Prefixed activity name. Seuraavaksi voit määrittää etuliitteen esim. Työpyynnöt- tmv. tämän lisäksi Hailerin lisää automaattisesti juoksevan numeron. Lomakkeella lähetetyt pyynnöt otsikoidaan päiväyksen ja kellonajan kanssa automaattisesti.

Kun tietokentät ja vaiheet ovat valmiina. Luo verkkolomake Social välilehdellä "Enable public form" kohdassa. Voit kopioida lomakkeen linkin ja upottaa sen esimerkiksi verkkosivuillesi. Lomaketta kannattaa testata, ja muokata tarpeen mukaan. Prosessia konfiguroidessa kannattaa huomioida, että prosessin otsikko näkyy myös lomakkeen otsikkona.  

Mikäli käytössäsi on useampia eri prosesseja ja tietokantoja voit myös luoda linkkejä niiden välille käyttämällä activity link kenttä tyyppiä.

Katso vaihekohtaiset vinkit videolta:

Esimerkkejä eri tyyppisistä prosesseista:

Tikettienhallintaprosessi 

Käyttämällä Hailerin lomaketta voit kerätä mitä tahansa tikettejä suoraan prosessimoduuliin verkkolomakkeella. Mikäli tiketit tulevat henkilöiltä, jotka ovat mukana Hailer työtilassasi he voivat luoda tiketin suoraan Hailerin aktiviteettinäkymässä.

Tässä esimerkissä käsittelemme huoltopyyntöjä. Muita tikettejä voisivat olla muun muassa IT-laitehankinnat tai tukipyynnöt ja muut erilaiset työpyynnöt. Hailer soveltuu myös erinomaisesti vaikkapa markkinointitiimin työpyyntöjen aikatauluttamiseen, koordinointiin ja käsittelyyn.


Tapaturmaraporttienhallinta

työtapaturmien raportointi

Työtapaturmaraporttien hallintaan räätälöity prosessi. Tapaturmaraportit kerätään verkkolomakkeella ja ne pätyvät automaattisesti raportoidut vaiheeseen. Vaiheen otsikon vieressä olevaa kelloa klikkaamalla käyttäjä voi tilata notifikaation uusista raporteista.

Voit lisätä ja linkittää tarpeellisen määrän vaiheita ja esimerkiksi määrittää vastuuhenkilöt tietyille vaiheille. Mikäli raporteista aiheutuu toimenpiteitä, ne voi hallita linkitetyssä moduulissa, jonne on määritetty toimenpiteille oma prosessinsa. 

Tutustu Hailer työmaa ratkaisuun. 

 

 


Myyntiputki - Katso tarkat ohjeet

myyntiprosessi

Hailerin myyntiprosessi on täydellinen ratkaisu, jos tuskailet excel taulukoiden kanssa. CRM järjestelmän luominen käy helpost. Sillä hallitse asiakkuudet ja myyntikeissit, kuten ne sinun yrityksessäsi oikeasti hoidetaan. Myyntiprosessi on täysin räätälöitävissä. Prosessien lisäksi Hailerissa hoituu kätevästi myös viestintä. Lue lisää miten Hailer toimii CRM-järjestelmänä >

 

 

 

 

Subscribe to our Blog